Auditoria FSC: o que o auditor pede e como organizar a cadeia de custódia a partir do ERP
O que a auditoria FSC realmente olha
A certificação de cadeia de custódia FSC garante que o material certificado que entra na gráfica é o mesmo que sai com a declaração FSC na nota. A regra está na norma FSC-STD-40-004, e a auditoria anual verifica se a empresa consegue provar isso com registros.
Na prática, o auditor não quer discurso: quer ver documentos que batem entre si. Compra, estoque, produção e venda contando a mesma história.
O que o auditor pede (e onde costuma faltar)
1. Compras de material certificado
- Notas de compra com a declaração FSC e o código do certificado do fornecedor.
- Prova de que o certificado do fornecedor estava válido e cobria aquele produto na data da compra. A consulta é feita no banco de certificados do FSC.
Onde falta: compra registrada no ERP sem a declaração, ou certificado do fornecedor vencido e ninguém percebeu.
2. Grupos de produto e sistema de controle
A empresa define os grupos de produto que vende como FSC e o sistema de controle de cada um: transferência, percentual ou crédito. A regra escolhida precisa ser seguida em todas as ordens.
Onde falta: o sistema de controle está no manual, mas não no dia a dia da produção.
3. Fatores de conversão
Quanto de papel entra e quanto de produto sai, por grupo de produto. É isso que permite provar que a quantidade vendida como FSC não é maior do que a comprada.
Onde falta: fator de conversão estimado uma vez e nunca revisto.
4. Vendas com declaração
Notas de venda e documentos de entrega com a declaração FSC correta e o código do certificado da gráfica.
Onde falta: o texto da declaração digitado à mão em algumas notas e esquecido em outras.
5. Resumo anual de volumes
Entradas e saídas de material certificado por grupo de produto no período. É o fechamento que cruza tudo o que veio antes.
Onde falta: montado em planilha na semana da auditoria, com números que não batem com o ERP.
6. Registros, treinamento e marca
- Registros guardados por no mínimo 5 anos.
- Pessoas treinadas nos procedimentos da cadeia de custódia.
- Uso da marca FSC em produtos e materiais com aprovação.
Por que a planilha é o maior risco
Todos os dados de que o auditor precisa já passam pelo ERP: notas de entrada, requisições, ordens de produção, notas de saída. Quando o controle FSC vive numa planilha paralela, alguém precisa copiar e conferir esses dados à mão. É aí que aparece o número que não fecha, a nota sem declaração e o certificado vencido descoberto na frente do auditor.
Checklist para chegar tranquilo
- Liste os fornecedores FSC e confira a validade de cada certificado.
- Confira se as notas de compra trazem declaração e código do certificado.
- Revise os grupos de produto e o sistema de controle de cada um.
- Atualize os fatores de conversão com dados reais de produção.
- Confira uma amostra de notas de venda FSC.
- Monte o resumo de volumes a partir do ERP, não de memória.
- Registre o treinamento da equipe.
Onde a SENSO IT entra
O Controle FSC, da SENSO IT, organiza a cadeia de custódia a partir dos dados do ERP, com painel de acompanhamento durante o ano inteiro e alertas antes da visita do auditor. Quando há integrações, reúne dados de mais de um sistema. A equipe da SENSO IT confere as informações com o responsável FSC da empresa e acompanha até a auditoria. A certificação é emitida pela certificadora credenciada. Conheça o Controle FSC.