Como reduzir o custo de licença do Power BI para muitos usuários numa gráfica
Por que a conta do Power BI explode numa gráfica
Numa gráfica, quem precisa ver número não é só a diretoria. É o comercial acompanhando a carteira, o PCP olhando prazo, o supervisor de turno vendo perdas, o financeiro conferindo margem. Quando cada uma dessas pessoas recebe uma licença individual, o custo cresce na mesma velocidade que a equipe.
A licença Power BI Pro custa R$ 80,20 por usuário/mês, com pagamento anual e sem impostos, segundo a página de preços da Microsoft. O Premium por usuário (PPU) sai por R$ 137,40.
Exemplo: 60 pessoas olhando indicadores
| Cenário | Usuários com Pro | Custo mensal (sem impostos) | Custo anual |
|---|---|---|---|
| Todo mundo com Pro | 60 | R$ 4.812 | R$ 57.744 |
| Só quem cria e publica com Pro | 5 | R$ 401 | R$ 4.812 |
A diferença é a conta que interessa. O problema é que, sem outra estrutura, os outros 55 não conseguem abrir os relatórios. As saídas abaixo resolvem isso de jeitos diferentes.
5 caminhos para cortar o custo
1. Separe quem cria de quem só consulta
Quem desenvolve, publica e administra relatórios precisa de licença paga. Quem só lê pode ter outra forma de acesso. Mapeie: autores, leitores frequentes, leitores ocasionais e quem nunca abre.
2. Tire as licenças ociosas
Compare a lista de licenças com o log de atividade do Power BI. É comum achar licença de quem saiu da empresa, mudou de função ou abriu um relatório uma vez em seis meses.
3. Mande o número, não o acesso
Para quem só precisa de um número fixo (meta do dia, pedidos em atraso), uma rotina que envia o relatório em PDF por e-mail ou Teams resolve sem licença para o leitor. A contrapartida: o leitor perde filtro, detalhe e interação.
4. Capacidade F64 ou maior
Numa capacidade Microsoft Fabric F64 ou superior, usuários com licença gratuita podem ver o conteúdo compartilhado. Em capacidades menores, quem consulta continua precisando de Pro ou PPU, como explica a documentação da Microsoft. A F64 é uma estrutura grande e cara: costuma fazer sentido só a partir de centenas de leitores.
5. Portal com capacidade compartilhada, via provedor
Um provedor especializado mantém a capacidade e entrega os relatórios num portal web, com acesso por usuário. O custo da capacidade é dividido entre vários clientes, e a gráfica paga por usuário um valor bem menor que o Pro. Antes de montar algo assim por conta própria, confirme com um parceiro Microsoft as regras de licenciamento do seu cenário.
Como escolher
| Situação | Caminho |
|---|---|
| Poucos leitores, uso esporádico | Pro só para quem usa + limpeza de licenças |
| Leitores que só precisam de um número fixo | Envio automático por e-mail ou Teams |
| Dezenas de leitores que precisam interagir | Portal com capacidade compartilhada |
| Centenas de leitores | Avaliar F64 |
Erros comuns
- Comprar Pro para todo mundo por padrão, sem olhar quem realmente usa.
- Contar só a licença e esquecer quem mantém os painéis e o tempo de atualização dos dados.
- Relatório que não bate com o ERP. Não adianta baratear o acesso a um número em que ninguém confia.
- Esquecer a segurança: cada área precisa ver só o que é dela, com acesso por perfil.
Onde entra o ERP
O valor do BI está no dado do ERP chegando certo e atualizado: faturamento, carteira, produção, perdas, custos. Painel montado à mão em cima de planilha exportada vira mais uma versão da verdade.
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