Auditoría FSC: qué pide el auditor y cómo organizar la cadena de custodia desde el ERP
Qué mira realmente la auditoría FSC
La certificación de cadena de custodia FSC garantiza que el material certificado que entra a la imprenta es el mismo que sale con la declaración FSC en la factura. La regla está en la norma FSC-STD-40-004, y la auditoría anual verifica si la empresa puede demostrarlo con registros.
En la práctica, el auditor no quiere discursos: quiere ver documentos que coinciden entre sí. Compras, inventario, producción y ventas contando la misma historia.
Qué pide el auditor (y dónde suele fallar)
1. Compras de material certificado
- Facturas de compra con la declaración FSC y el código de certificado del proveedor.
- Prueba de que el certificado del proveedor estaba vigente y cubría ese producto en la fecha de compra. La consulta se hace en la base de datos de certificados del FSC.
Dónde falla: compra registrada en el ERP sin la declaración, o certificado del proveedor vencido sin que nadie lo notara.
2. Grupos de producto y sistema de control
La empresa define los grupos de producto que vende como FSC y el sistema de control de cada uno: transferencia, porcentaje o crédito. La regla elegida tiene que cumplirse en todas las órdenes.
Dónde falla: el sistema de control está en el manual, pero no en el día a día de la producción.
3. Factores de conversión
Cuánto papel entra y cuánto producto sale, por grupo de producto. Es lo que permite demostrar que la cantidad vendida como FSC no supera la comprada.
Dónde falla: factor de conversión estimado una vez y nunca revisado.
4. Ventas con declaración
Facturas de venta y documentos de entrega con la declaración FSC correcta y el código de certificado de la imprenta.
Dónde falla: el texto de la declaración escrito a mano en algunas facturas y olvidado en otras.
5. Resumen anual de volúmenes
Entradas y salidas de material certificado por grupo de producto en el período. Es el cierre que cruza todo lo anterior.
Dónde falla: armado en planilla la semana de la auditoría, con números que no coinciden con el ERP.
6. Registros, capacitación y marca
- Registros guardados por al menos 5 años.
- Personas capacitadas en los procedimientos de la cadena de custodia.
- Uso de la marca FSC en productos y materiales con aprobación.
Por qué la planilla es el mayor riesgo
Todos los datos que necesita el auditor ya pasan por el ERP: facturas de compra, requisiciones, órdenes de producción, facturas de venta. Cuando el control FSC vive en una planilla paralela, alguien tiene que copiar y revisar esos datos a mano. Ahí aparece el número que no cuadra, la factura sin declaración y el certificado vencido descubierto frente al auditor.
Checklist para llegar tranquilo
- Liste los proveedores FSC y verifique la vigencia de cada certificado.
- Verifique que las facturas de compra traigan la declaración y el código de certificado.
- Revise los grupos de producto y el sistema de control de cada uno.
- Actualice los factores de conversión con datos reales de producción.
- Revise una muestra de facturas de venta FSC.
- Arme el resumen de volúmenes a partir del ERP, no de memoria.
- Registre la capacitación del equipo.
Dónde entra SENSO IT
El Control FSC, de SENSO IT, organiza la cadena de custodia a partir de los datos del ERP, con un panel de seguimiento durante todo el año y alertas antes de la visita del auditor. Cuando hay integraciones, reúne datos de más de un sistema. El equipo de SENSO IT revisa la información con el responsable FSC de la empresa y acompaña hasta la auditoría. La certificación la emite la entidad certificadora acreditada. Conozca el Control FSC.